Risques associés à l’utilisation d’outils de soins virtuels

Le médecin utilisera des moyens raisonnables en vue de protéger la sécurité et la confidentialité des informations envoyées et reçues au moyen des Services (le terme « Services » est défini dans le formulaire de consentement à l’utilisation d’outils de soins virtuels ci-joint). Cependant, en raison des risques mentionnés ci-dessous, le médecin ne peut garantir la sécurité et la confidentialité de tous les outils de soins virtuels :

• Le recours aux outils de soins virtuels pour discuter de renseignements délicats peut accroître le risque que de tels renseignements soient interceptés par des tiers.

• En dépit d’efforts raisonnables pour assurer la protection de la confidentialité des renseignements personnels communiqués par l’intermédiaire de plateformes de soins virtuels, il n’est pas possible de sécuriser totalement ces renseignements.

• Les employeurs et les services en ligne peuvent avoir un droit reconnu par la loi d’inspecter et de conserver les communications électroniques reçues et transmises par leur système.

• Les outils de soins virtuels peuvent introduire un logiciel malveillant dans un système informatique, risquant ainsi d’endommager l’ordinateur, le réseau informatique ou les systèmes de sécurité, ou d’en perturber le fonctionnement.

• Les communications établies par des outils de soins virtuels peuvent être réacheminées, interceptées, diffusées, mises en mémoire ou même modifiées sans que le médecin ou le patient le sache ou l’ait autorisé.

• Même si l’expéditeur et le destinataire ont supprimé les messages électroniques, il peut y avoir des copies de sauvegarde sur un système informatique.

• Les communications établies par des outils de soins virtuels peuvent être divulguées en vertu d’une obligation de signalement ou d’une ordonnance du tribunal.

• Certaines plateformes de vidéoconférence peuvent être plus vulnérables aux interceptions que d’autres systèmes de vidéoconférence. L’utilisation du courriel ou de la messagerie texte comme outil de soins virtuels comporte les risques supplémentaires suivants :

• Les courriels, les messages texte et les messages instantanés peuvent être facilement réacheminés, ce qui augmente le risque d’envoi non intentionnel à un destinataire inconnu.

• Il est plus facile de falsifier un courriel, un message texte ou un message instantané qu’un document écrit à la main ou signé. Par ailleurs, il est impossible de vérifier l’identité de l’expéditeur ou de s’assurer que seul le destinataire pourra lire le message une fois qu’il est envoyé.

Conditions d’utilisation des Services

• Bien que le médecin s’efforce de lire et de répondre promptement aux communications électroniques envoyées entre autres par courriel, par message texte ou par message instantané, il ne peut pas garantir qu’il les lira ou y répondra dans un délai précis. Par conséquent, les Services ne doivent pas être utilisés dans les cas d’urgence médicale ou d’autres situations devant être traitées rapidement.

• Si une communication électronique nécessite ou demande la réponse du médecin et qu’aucune réponse n’est reçue dans un délai raisonnable, il incombe au patient de faire un suivi afin de déterminer si le destinataire visé a bien reçu la communication et à quel moment celui-ci y répondra.

• Les soins virtuels ne peuvent se substituer à une communication en personne ou au téléphone, aux examens cliniques, le cas échéant, ou encore à la consultation des urgences au besoin. Il appartient au patient d’assurer le suivi des communications électroniques du médecin et de prendre les rendez-vous qui s’imposent.

• Les communications électroniques ou les enregistrements de consultations virtuelles portant sur un diagnostic ou un traitement peuvent être entièrement imprimés ou transcrits et faire partie du dossier médical. D’autres personnes ayant un droit d’accès au dossier médical, comme les membres du personnel et de la facturation, peuvent également avoir accès à ces communications et enregistrements.

• Le médecin peut réacheminer les communications ou les enregistrements électroniques à son personnel ou à d’autres intervenants concernés par la prestation et l’administration des soins. Le médecin peut utiliser un ou plusieurs Services pour communiquer avec ces intervenants. Cependant, il ne peut réacheminer les communications ou les enregistrements électroniques à des tiers, y compris des membres de la famille, sans avoir préalablement obtenu le consentement écrit du patient, exception faite des cas autorisés ou exigés par la loi.

• Ni le patient ni le médecin ne doivent utiliser les Services pour communiquer des renseignements médicaux délicats sur les sujets ci-dessous : Santé mentale, Abus de substances

• Outre les sujets mentionnés au point précédent, le soussigné accepte d’informer le médecin de tout type de renseignement qu’il ne souhaite pas être abordé au moyen des Services. Le patient peut modifier cette liste en tout temps en avisant le médecin par écrit. Certains Services pourraient ne pas être utilisés dans certaines situations thérapeutiques ou pour communiquer des renseignements cliniques. Le cas échéant, l’utilisation de ces services se limitera à des communications à des fins éducatives, informationnelles ou administratives.

• Le médecin n’est pas responsable de la perte d’informations causée par des pannes techniques liées au logiciel ou au fournisseur de services Internet du patient.

Instructions relatives à l’utilisation des Services

Le patient qui utilise les Services doit :

• Éviter autant que possible d’utiliser un ordinateur appartenant à son employeur ou à un tiers.

• Faire en sorte que les consultations virtuelles se déroulent dans un endroit retiré et par l’intermédiaire d’un dispositif sécurisé, dans la mesure du possible.

• Obtenir le consentement du médecin avant d’enregistrer la consultation virtuelle.

• Informer le médecin de tout changement à son courriel, à son numéro de cellulaire ou aux autres renseignements nécessaires aux communications à l’aide des Services.

Si les Services incluent les courriels, les messages texte ou les messages instantanés, le patient doit :

• Inclure dans l’objet de la communication une description appropriée de la nature du message (p. ex. « renouvellement d’ordonnance ») et son nom dans le corps du texte.

• Relire toutes les communications électroniques avant de les envoyer au médecin afin de s’assurer que les messages sont clairs et qu’ils contiennent tous les renseignements pertinents.

• Accuser réception des communications électroniques envoyées par le médecin (p. ex. en envoyant une réponse ou en autorisant l’envoi automatique d’un accusé de lecture).

• Prendre les précautions requises pour respecter la confidentialité des communications électroniques, notamment en activant un écran de veille et en protégeant les mots de passe.

• Retirer son consentement uniquement par courriel ou en communiquant par écrit avec le médecin.

• Le patient qui a besoin d’assistance immédiate, ou dont l’état semble grave ou se détériore rapidement, ne doit pas communiquer avec le médecin au moyen des Services. Il doit plutôt appeler le cabinet du médecin ou prendre d’autres mesures appropriées, comme se rendre au service d’urgence le plus proche.

Risks of using virtual care tools

The Physician will use reasonable means to protect the security and confidentiality of information sent and received using the Services (“Services” is defined in the attached Consent to use virtual care tools). However, because of the risks outlined below, the Physician cannot guarantee the security and confidentiality of all virtual care tools:

• Use of virtual care tools to discuss sensitive information can increase the risk of such information being intercepted by third parties.

• Despite reasonable efforts to protect the privacy and security of information communicated through virtual care platforms, it is not possible to completely secure the information.

• Employers and online services may have a legal right to inspect and keep electronic communications that pass through their system.

• Virtual care tools can introduce malware into a computer system, and potentially damage or disrupt the computer, networks, and security settings.

• Communications through virtual care tools can be forwarded, intercepted, circulated, stored, or even changed without the knowledge or permission of the Physician or the patient.

• Even after the sender and recipient have deleted copies of electronic communications, back-up copies may exist on a computer system.

• Communications through virtual care tools may be disclosed in accordance with a duty to report or a court order.

• Some videoconferencing platforms may be more open to interception than other forms of videoconferencing.

If the email or text is used as a virtual care tool, the following are additional risks:

• Email, text messages, and instant messages can more easily be misdirected, resulting in increased risk of being received by unintended and unknown recipients.

• Email, text messages, and instant messages can be easier to falsify than handwritten or signed hard copies. It is not feasible to verify the true identity of the sender, or to ensure that only the recipient can read the message once it has been sent.

Conditions of using the Services

• While the Physician will attempt to review and respond in a timely fashion to electronic communications such as emails, text messages, and instant messages, the Physician cannot guarantee that all electronic communications will be reviewed and responded to within any specific period of time. The Services will not be used for medical emergencies or other time-sensitive matters.

• If your electronic communication requires or invites a response from the Physician and you have not received a response within a reasonable time period, it is your responsibility to follow up to determine whether the intended recipient received the electronic communication and when the recipient will respond.

• Virtual care is not an appropriate substitute for in-person or over-the-telephone communication or clinical examinations, where appropriate, or for attending the Emergency Department when needed. You are responsible for following up on the Physician’s electronic communication and for scheduling appointments where warranted.

• Electronic communications or recordings of virtual encounters concerning diagnosis or treatment may be printed or transcribed in full and made part of your medical record. Other individuals authorized to access the medical record, such as staff and billing personnel, may have access to those communications and recordings.

• The Physician may forward electronic communications or recordings to staff and those involved in the delivery and administration of your care. The Physician might use one or more of the Services to communicate with those involved in your care. The Physician will not forward electronic communications or recordings to third parties, including family members, without your prior written consent, except as authorized or required by law.

• You and the Physician will not use the Services to communicate sensitive medical information about matters specified below: Mental health, Substance abuse

• You agree to inform the Physician of any types of information you do not want sent via the Services, in addition to those set out above. You can add to or modify the above list at any time by notifying the Physician in writing.  Some Services might not be used for therapeutic purposes or to communicate clinical information. Where applicable, the use of these Services will be limited to education, information, and administrative purposes.

• The Physician is not responsible for information loss due to technical failures associated with your software or internet service provider.

To use the Services, you must:

• Reasonably limit or avoid using an employer’s or other third party’s computer. Conduct virtual care encounters in a private setting and using a secure device, where possible.

• Obtain the Physician’s consent prior to making any recording of the virtual care encounter.

• Inform the Physician of any changes in the patient’s email address, mobile phone number, or other account information necessary to communicate via the Services.

If the Services include email, instant messaging and/or text messaging, the following applies:

• Include in the message’s subject line an appropriate description of the nature of the communication (e.g. “prescription renewal”), and your full name in the body of the message.

• Review all electronic communications to ensure they are clear and that all relevant information is provided before sending to the physician.

• Ensure the Physician is aware when you receive an electronic communication from the Physician, such as by a reply message or allowing “read receipts” to be sent.

• Take precautions to preserve the confidentiality of electronic communications, such as using screen savers and safeguarding computer passwords.

• Withdraw consent only by email or written communication to the Physician.

• If you require immediate assistance, or if your condition appears serious or rapidly worsens, you should not rely on the Services. Rather, you should call the Physician’s office or take other measures as appropriate, such as going to the nearest Emergency Department or urgent care clinic.